Empresas y Negocios
La Universidad Austral integra sus sistemas con SAP
La institución implementó la solución SAP ERP 6.0 para gestionar sus dos negocios desde un único entorno: educación y salud. Neoris fue el partner a cargo de la tarea, que demandó nueve meses y una inversión de US$ 1,2 millón.
La Universidad Austral, que agrupa el Hospital Universitario Austral, la Escuela de Dirección y Negocios IAE, el Parque Austral y el plan de medicina prepaga Austral Salud, encaró un proceso de integración de sus sistemas y eligió para ello la solución SAP ERP 6.0. El gran desafío para la entidad era uniformar la gestión de sus dos negocios, educación y salud, apoyados sobre un modelo organizativo complejo: la universidad cuenta con 929 profesores y 750 empleados, entre sus sedes de Rosario y Buenos Aires; el hospital tiene un staff de 1902 empleados y en 2010 manejaba 340.000 historias clínicas; una sola razón social que aglutina 17 unidades, cada una con una tesorería independiente.
“Queríamos implementar procesos comunes para todas las unidades de la organización con el objetivo de unificar criterios, formas, transacciones y reportes que fueran soportados por una herramienta robusta y escalable, que permitiera a la alta dirección tomar mejores decisiones”, afirmó Alejandro Schejtman, Director Financiero de la Universidad Austral.
Antes de elegir la solución de SAP, el Hospital Austral utilizaba una aplicación world class que les brindaba un proveedor de aplicaciones de servicios, mientras que para los procesos administrativos del área de educación corrían otra, de un desarrollador local.
Para la selección se preparó una solicitud de propuesta con el objetivo de evaluar las diferentes opciones que podían cumplir con los requisitos y convocarlas. La decisión recayó sobre SAP ERP 6.0. Se implementaron los módulos Financials & Controlling (FICO), Materials Management (MM) y Sales & Distribution (SD), este último para la facturación de la escuela de negocios.
“Es un honor para nosotros que la Universidad y el Hospital Austral haya elegido nuestras soluciones, por el prestigio que tiene y por el desafío que implicaba integrar dos mundos distintos y que al mismo tiempo son el corazón de estas instituciones”, destacó Ernesto Krawchik, Director de Ventas para el Sector Público de la región Sudamérica de Habla Hispana (SSSA, por sus siglas en inglés).
El partner al que se le adjudicó la realización del proyecto fue Neoris, experimentado en implementación de soluciones de salud y educación en otras instituciones de la región. “Desde el comienzo analizamos con nuestros equipos especializados de la Argentina, México y Chile el objetivo que las instituciones perseguían”, explicó Sergio Donzelli, Managing Director Latin America Cluster de Neoris. “El cliente requería, por un lado, un cambio tecnológico y, por el otro, la estandarización de todas las unidades de negocio en una plataforma única que acompañe su crecimiento y que les permitiera obtener información consistente en tiempo y forma. También consideramos la escalabilidad. Como resultado, se logró establecer una forma única de hacer las cosas, darle mayor visibilidad a las operaciones desde un inicio, mejorar el control financiero y sanear las bases de datos”, agregó.
El proceso, que demandó una inversión de US$ 1,2 millón, se completó en nueve meses y fue llevado a cabo por un equipo del que participaron directivos, personal de sistemas y de administración. El comité de dirección estuvo compuesto por nueve integrantes y se creó un comité de seguimiento, conformado por tres personas y del que también participó la gerencia de proyecto. Trabajaron consultores funcionales para cada uno de los módulos implementados. Una de las principales dificultades era la capacitación de los usuarios. Para eso, se establecieron siete cursos en la modalidad trainers to trainers, para los cuales se seleccionar 13 usuarios claves.
“La implementación de SAP permitió estandarizar los procesos y dotó a la universidad de una plataforma de información sólida que permite generar información confiable. Prevemos en los próximos pasos crecer en la explotación de esta información. Asimismo, se implementaron procesos de compras que permiten tener previsibilidad financiera y mayores controles a través de aprobaciones y verificación on-line del saldo presupuestario”, concluyó Schejtman.
